A vállalat állományi létszámából, tevékenységének jellegéből és a megrendelői elvárások kezelésének sajátosságai alapján egyszerű és könnyen áttekinthető dokumentációs rendszer kialakítására és fenntartására törekszik.
A minőségi rendszernek egyik alapvető követelménye a megfelelő dokumentálás. Bevezetésének is ez a leginkább szembetűnő jele, nagyon sok olyan panaszt lehet hallani, olvasni, ami a dokumentumok mennyiségét és általában a megváltozott dokumentumok tartalmát kifogásolja. A dokumentáció igénye kettős: a minőségi rendszer alapdokumentumait kell elkészíteni, valamint a rendszer működésének állandó dokumentálását kell megoldani.
Az egyes eljárásokhoz kötődve ezek a dokumentumok szabályozzák a munka egy-egy fázisát. Jellegük szerint a munkautasítások lehetnek rajzok, alkatrészjegyzékek, kísérő kártyák, kezelési utasítások, mérési, ellenőrzési eljárások. Fontos, hogy a dokumentumok azonosíthatók legyenek. Gondoskodni kell arról, hogy a dolgozók mindig rendelkezzenek a megfelelő leírásokkal és arról, hogy változtatás esetén a módosított és jóváhagyott munkautasítások minden szükséges helyen rendelkezésre álljanak, illetve a régi dokumentumok ne legyenek használatban.
A munkautasítások tartalmi és formai kivitelezése
A munkautasítások tartalmi és formai kivitelezése nincs meghatározva, a vállalatnál döntik el, milyen legyen pontosan. Néhány szempontot mindenképpen figyelembe kell venni. Pl.
• pontosan derüljön ki a címéből, melyik tevékenységre, melyik részlegre vonatkozik
• mikor készítették, ki készítette, mikor lépett hatályba
• ki hagyta jóvá
• mikor, hogyan módosították
• legyenek egyértelműek az utasítások
• tartalmazza a szükséges mellékleteket (pl. selejtkártyákat)
A munkautasítások típusai
A munkautasítások a legalacsonyabb szintű előírások a minőségügyi rendszerben, a közvetlen munkavégzésre vonatkoznak. A vállalat tevékenységi körétől, szervezeti felépítésétől függően nagyon sokféle munkautasítás fordul elő a gyakorlatban. Néhány típusa:
• technológiai (megmunkálási, szerelési)
• mérési, ellenőrzési
• leltározási, raktározási
• selejtezési
• adminisztrációs utasítások